Still RH, cabinet de recrutement créateur d’opportunités professionnelles, vous propose de rejoindre un groupement d’intérêt public, à taille humaine, récemment créé et situé à Talence. Dans le cadre d’une création de poste, nous recrutons un :
Office Manager (H/F)
Rattaché(e) au Directeur, votre rôle sera d’optimiser le fonctionnement de la structure en assurant une grande diversité d'activités comme la gestion administrative, financière, organisationnelle et la communication externe et interne. L’objectif est également d’assister la direction dans ses obligations quotidiennes et de garantir un environnement de travail efficient et productif à l’équipe.
Les missions seront de gérer en autonomie :
•La gestion financière : la facturation, les rapprochements bancaires et la préparation des pièces comptables nécessaires au cabinet comptable
•Le suivi des dépenses et factures fournisseurs, préparation des paiements.
•La tenue des tableaux de suivi financiers simples (encours, échéances, dépenses engagées).
•Le secrétariat courant: courriers, mails, accueil téléphonique, organisation des réunions et déplacements. Garantir la bonne structuration des dossiers administratifs et le suivi des contrats : échéances, renouvellements, signatures, actualisation des versions.
•La gestion RH : suivi du personnel, gestion des contrats et avenants, dossiers individuels, formalités d’embauche et de sortie, attestations et documents courants, visites médicales, échéances réglementaires.
•La préparation et la transmission des variables de paie au cabinet (absences, congés, primes, notes de frais, éléments contractuels).
•La communication externe et relations institutionnelles : l’interface avec les institutionnels, la conception et la mise à jour de supports simples en lien avec le directeur et les responsables.
•La gestion du système d’information : les accès, le suivi du matériel informatique, l’interface avec le prestataire
•La gestion des achats et des prestataires : demandes de devis, commandes, suivi des livraisons et le pilotage administratif des prestataires : assurances, téléphonie, abonnements, maintenance, contrats récurrents, en veillant au respect de la qualité de service
•La mise en place des procédures en lien avec le Directeur
Votre profil
De formation Bac+ 2/3, vous avez acquis une expérience d’au moins 3 à 5 ans sur un poste similaire en entreprise ou collectivité.
Très à l’aise avec les outils informatiques notamment Excel, vous justifiez d’autonomie, de rigueur, de réactivité et de créativité. En véritable couteau suisse, vous appréciez la polyvalence et vous positionnez en facilitateur(trice) pour l’équipe.
Au-delà des compétences techniques, des qualités rédactionnelles et la maitrise de l’orthographe seront également requises.
Vous évoluerez dans un environnement où vous pourrez être force de proposition.
Pourquoi postuler ?
Process de recrutement : Si votre candidature
retient notre attention, vous aurez un contact personnalisé avec notre
consultante dédiée qui vous indiquera les étapes de sélection
Still RH encourage les candidatures de tous les profils, sans distinction d'origine, de sexe, d'âge, de handicap ou d'orientation sexuelle.